Vorige maand zat ik bij een kennis die net drie maanden freelancer was. Ze had een uurtarief van 65 euro, een agenda die op papier goed gevuld leek en toch een rekening die aan het eind van de maand niet klopte. "Ik werk de hele week," zei ze, "maar het geld komt er niet in." Haar verhaal is zo herkenbaar dat het een eigen rekensom verdient, want het antwoord op de vraag hoeveel je moet factureren om 4.000 euro omzet te halen is korter dan je denkt, en tegelijk confronterender dan je hoopt.
De kale som is eenvoudig. Deel 4.000 euro door 65 euro per uur en je komt uit op ruim 61 factureerbare uren per maand. Op weekbasis, met gemiddeld 4,33 weken per maand, is dat ongeveer 14 uur per week waarin iemand daadwerkelijk een factuur voor jou betaalt. Veel beginnende ondernemers schrikken van hoe laag dat getal is en denken dat ze dus makkelijk kunnen opschalen, tot de werkelijkheid zich aandient.
Waarom 14 uur niet 14 uur werken betekent
Een freelancer besteedt zelden de hele werkweek aan declarabel werk. Er gaat tijd naar acquisitie, offertes, administratie, een eigen website en het bijhouden van vakkennis, en daarnaast zijn er ziektedagen, vakanties en feestdagen die niet worden vergoed. Een realistisch declarabiliteitspercentage voor een zzp'er ligt vaak tussen de 50 en 60 procent. Bij 60 procent heb je voor 14,2 factureerbare uren zo'n 24 uur per week totale werktijd nodig, bij 50 procent bijna 28 uur. Haar agenda was dus niet leeg, maar een groot deel bestond uit uren waar geen klant voor betaalde.
Wie vol werkt, 40 uur per week met 60 procent declarabiliteit, komt bij hetzelfde tarief op ruim 6.700 euro omzet per maand uit. Dat klinkt riant, maar dat is nog vóór btw, belasting, pensioen en arbeidsongeschiktheid. Van 4.000 euro omzet blijft in de praktijk vaak niet meer dan 2.600 tot 3.000 euro netto over, afhankelijk van aftrekposten en kosten. Reken daarom altijd terug vanaf het netto bedrag dat je nodig hebt en niet vanaf het bedrag op de offerte.
Wat als je tarief hoger of lager is?
Het tarief is de snelste hefboom. Bij 75 euro per uur heb je voor 4.000 euro omzet nog maar ongeveer 12,3 factureerbare uren per week nodig, bij 55 euro zijn dat bijna 16,8 uur. Een verschil van 10 euro per uur scheelt dus ruim 2 uur per week, en dat is precies de tijd die je nodig hebt om nieuwe opdrachten binnen te halen. Veel zzp'ers rekenen die verhoging liever niet door uit angst klanten kwijt te raken, maar de rekensom laat zien wat die angst jaarlijks kost.
Mijn kennis heeft haar tarief inmiddels verhoogd naar 75 euro en haar eigen uren in de agenda vastgelegd: twee ochtenden voor acquisitie en administratie, drie dagen voor klanten. Het eerste rustige maandeinde heeft ze gevierd met een taart. Zo'n taart is geen slecht doel: reken je omzet eerst door voor je een nieuwe opdracht aanneemt, en je weet precies hoeveel uur je voor die rust moet vrijmaken.
