Het was kwart over vier op een dinsdagmiddag toen een bevriende ondernemer me belde. "Morgen moet ik Karin vertellen dat haar functie vervalt," zei hij. "Ze werkt hier al tien jaar. Ik heb vannacht geen oog dichtgedaan." Zijn verhaal is herkenbaar voor iedere werkgever die ooit afscheid moest nemen van iemand die er vanaf het begin bij was. Want een slechtnieuwsgesprek met een medewerker van tien jaar is iets wezenlijk anders dan een contract van een jaarkracht niet verlengen. Er ligt geschiedenis op tafel, loyaliteit, en vaak ook vriendschap.
De grootste fout die je in zo'n gesprek kunt maken, is eromheen draaien. Uit een soort mededogen beginnen managers vaak met vijf minuten small talk, complimenten en omtrekkende bewegingen, terwijl de medewerker allang voelt dat er iets mis is. Dat is geen vriendelijkheid, dat is uitstel van executie. De kern van een goed slechtnieuwsgesprek is dat je de boodschap binnen de eerste minuut brengt, helder en zonder verzachtende franje: "Ik heb slecht nieuws. We hebben besloten dat jouw functie komt te vervallen, en dat betekent dat we afscheid van je moeten nemen." Daarna houd je je mond en geef je ruimte aan de reactie. Boosheid, verdriet, ongeloof: het hoort er allemaal bij, en juist bij iemand met tien dienstjaren mag die reactie heftig zijn. Je hoeft het niet op te lossen. Je hoeft er alleen te zijn en te luisteren, zonder in de verdediging te schieten of de beslissing ter plekke opnieuw te gaan beargumenteren.
Wat veel werkgevers vergeten: bij een lang dienstverband is de zakelijke kant minstens zo belangrijk als de emotionele. Iemand die tien jaar in dienst is, heeft bij ontslag via de reguliere route recht op een transitievergoeding van grofweg een derde maandsalaris per gewerkt jaar, dus ruim drie maandsalarissen. Kies je voor een beëindiging met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst, zorg er dan voor dat het aanbod daar niet onder ligt en geef de medewerker de wettelijke twee weken bedenktijd. Regel het gesprek bovendien nooit op vrijdagmiddag; doe het vroeg in de week, zodat iemand meteen terechtkan bij een jurist, vakbond of rechtsbijstandsverzekeraar in plaats van er een heel weekend alleen mee te zitten.
En dan het tweede gesprek, want dat komt er altijd. Het eerste gesprek is voor de boodschap en de emotie; de details over de vergoeding, de einddatum, het overdragen van werk en een eventueel outplacementtraject bespreek je een paar dagen later, wanneer de eerste schok is gezakt. Mijn bevriende ondernemer deed het uiteindelijk precies zo. Karin was verdrietig en een tijdje boos, maar zei bij haar afscheidsborrel iets wat hij nooit is vergeten: "Je hebt het me tenminste recht in mijn gezicht verteld." Dat is uiteindelijk wat een medewerker van tien jaar verdient. Niet een perfect gesprek, want dat bestaat niet. Wel een eerlijk gesprek, snel ter zake, met ruimte voor emotie en een nette financiële afwikkeling.
