Jeroen is grafisch ontwerper en zit op een regenachtige donderdagmiddag achter zijn kwartaalaangifte. Voor hem ligt een factuur van 2.420 euro, bedrag inclusief btw. Hij pakt zijn rekenmachine, toetst 2.420 maal 0,21 in en schrijft 508,20 euro op als af te dragen btw. Een kwartier later belt hij zijn boekhouder, want de cijfers kloppen niet. De fout is een klassieker: wie de btw berekent over het bedrag inclusief btw, rekent met een te hoge basis. Het juiste antwoord is 420 euro btw, en het bedrag exclusief btw is precies 2.000 euro.
Waarom 420 en geen 508,20? Omdat 21 procent btw altijd over het bedrag exclusief btw wordt berekend. Het bedrag van 2.420 euro bestaat uit twee delen: de 2.000 euro die de ondernemer eigenlijk wilde factureren en de 420 euro die daar als 21 procent overheen komt. Wie 21 procent van 2.420 neemt, rekent dus ook nog btw over de btw. Terugrekenen doe je door het totaalbedrag te delen door 1,21. Dat geeft 2.000 euro. Trek je dat af van 2.420, dan houd je de btw over: 420 euro. Een korte weg die veel boekhouders gebruiken is het bedrag inclusief btw te delen door 1,21 en daarna te vermenigvuldigen met 0,21. Je komt dan op dezelfde 420 euro uit.
Dezelfde methode werkt voor het lage tarief van 9 procent, al moet je de deler dan aanpassen naar 1,09. Stel dat de factuur van 2.420 euro in dat tarief valt, bijvoorbeeld voor boeken of voedingsmiddelen. Dan is het bedrag exclusief btw 2.220,18 euro en de btw 199,82 euro. Het verschil met het hoge tarief is dus ruim 220 euro, genoeg om te bedenken dat je bij elke factuur eerst naar het juiste tarief moet kijken voordat je iets uitrekent. Bij een factuur zonder btw, zoals bij sommige vrijgestelde diensten of verlegging binnen de EU, klopt de rekensom helemaal niet en blijft het bedrag gelijk.
Het scheelt trouwens nogal wat of je met de juiste of de verkeerde basis werkt. Jeroen had in zijn aangifte 88,20 euro te veel aan btw opgevoerd, en dat betekent dat hij dat bedrag onnodig had afgedragen of een ander bedrag had teruggevraagd. Bij een verkeerd berekende aftrek loop je het risico dat de Belastingdienst het later corrigeert, soms met een boete. Controleer daarom bij elke factuur of het totaal, het bedrag exclusief btw en de btw samen optellen. In ons voorbeeld: 2.000 plus 420 is 2.420. Klopt het niet, dan is er ergens met de verkeerde basis gerekend.
Jeroen heeft er sindsdien een gewoonte van gemaakt om in zijn boekhoudprogramma altijd het bedrag exclusief btw in te vullen en de btw automatisch te laten berekenen. Het bedrag inclusief btw rolt dan vanzelf eruit en hij hoeft niets meer terug te rekenen. Voor wie handmatig werkt blijft er één regel over die je op een geeltje boven je scherm kunt plakken: delen door 1,21, aftrekken van het totaal, en je hebt je btw.
