Voor bedrijven is het erg belangrijk om bereikbaar te zijn. Vooral als het gaat om telefonische bereikbaarheid. Dit speelt namelijk een belangrijke rol in de mate waarop je professioneel overkomt op anderen. Toch is het voor veel bedrijven lastig om dit goed te regelen. Gelukkig zijn er verschillende manieren om de zakelijke telefonie binnen je bedrijf te verbeteren en de communicatie naar een hoger niveau te tillen.
Zorg voor de juiste apparatuur
De basis van goede telefoongesprekken begint bij investeren in goede apparatuur. Denk niet alleen aan telefoons of smartphones, maar ook aan headsets. Dat is onmisbaar als je een grote klantenserviceafdeling hebt binnen je bedrijf. Goede apparatuur is betrouwbaar en gaat jaren mee. Als ondernemer kun je overwegen om te investeren in een aparte zakelijke smartphone. Op die manier ben je altijd en overal bereikbaar. Een zakelijke smartphone voor medewerkers is ook een goede investering om ervoor te zorgen dat werk en privé beter van elkaar gescheiden blijven. Dit komt professioneel over op klanten.
Professionaliseer je bereikbaarheid met een 085-nummer
Wil je bellen binnen je bedrijf nog meer uitbreiden? Dan is een 085 nummer een goed idee. Dat is een landelijk nummer, aangezien het nummer niet gekoppeld is aan een bepaalde regio. Dit maakt dat je onderneming gelijk al een stuk professioneler overkomt. Je laat dan zien dat je landelijk actief bent. Ook is een landelijk nummer erg handig voor bedrijven die meerdere filialen hebben door het hele land. Een 085 nummer aanvragen kan heel eenvoudig online. Meestal hoef je maar een aantal stappen te volgen. Het voordeel is dus dat je gelijk bereikbaar bent na het aanvragen van het nummer. Een 085 nummer aanvragen kan bij Rinkel.
Train medewerkers in klantgericht bellen
Het is belangrijk om eens kritisch te kijken naar de manier waarop gesprekken aan de telefoon worden gevoerd. Klanten waarderen het wanneer ze snel, vriendelijk en professioneel geholpen worden. Het kan goed zijn om medewerkers hierin te trainen. Zeker wanneer medewerkers specifiek verantwoordelijk zijn voor het klantcontact. Je kunt bijvoorbeeld investeren in speciale communicatietrainingen. Leer medewerkers hoe ze gesprekken efficiënt kunnen voeren, klachten correct kunnen afhandelen en duidelijke informatie kunnen geven. Een goede gespreksstructuur en toon van stem kunnen bijdragen aan klanttevredenheid. Zo laat je zien dat je de klanten serieus neemt en dat hun mening daadwerkelijk telt.
Blijf verbeteren waar mogelijk
Het is belangrijk om te onthouden dat er altijd verbetering mogelijk is. Je moet zakelijke telefonie dan ook niet zien als eenmalige investering. Het is namelijk een proces dat steeds maar door blijft gaan. Het is handig om eens in de zoveel tijd te kijken naar de statistieken. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er structureel oplossingen worden gemist of dat klanten lang moeten wachten voordat er wordt opgenomen. Op die manier kun je zoeken naar manieren om die problemen op te lossen. Vraag daarnaast ook actief feedback aan medewerkers en klanten om te ontdekken waar verbeteringen mogelijk zijn.
