Half september, de folders van de kerstpakkettenleveranciers liggen alweer op de mat, en een ondernemer met twaalf man personeel belt zijn boekhouder met de vraag die elk jaar terugkomt: "Als ik iedereen een pakket van 75 euro geef, krijg ik daar dan gedoe mee bij de Belastingdienst?" De boekhouder pakt de loonadministratie erbij, rekent twee minuten en zegt: nee, dat past ruim. En dat is voor de meeste mkb-bedrijven het eerlijke antwoord. Een kerstpakket van 75 euro per medewerker past in 2026 vrijwel altijd in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, tenzij je die ruimte eerder in het jaar al grotendeels hebt opgemaakt aan andere onbelaste extraatjes.
Hoe die som werkt, is minder ingewikkeld dan de naam werkkostenregeling doet vermoeden. De vrije ruimte bedraagt in 2026 2 procent van de fiscale loonsom tot 400.000 euro, en daarboven 1,18 procent. Voor het bedrijf van hierboven, twaalf medewerkers met een gemiddelde loonsom van 40.000 euro, komt dat neer op 480.000 euro loonsom. De eerste 400.000 euro levert 8.000 euro vrije ruimte op, de resterende 80.000 euro nog eens 944 euro. In totaal dus 8.944 euro waarin je belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen kunt onderbrengen. Twaalf kerstpakketten van 75 euro kosten 900 euro inclusief btw. Dat is nog geen tiende van de beschikbare ruimte, en dan blijft er meer dan 8.000 euro over voor een personeelsfeest, een bonus in december of een fiets van de zaak. Zelfs een eenmanszaakje met één werknemer op minimumloon, een loonsom van pakweg 30.000 euro, heeft 600 euro vrije ruimte en kan dat ene pakket van 75 euro dus met gemak kwijt.
Waar het wél misgaat, is bij bedrijven die de vrije ruimte in de loop van het jaar ongemerkt vol laten lopen. Denk aan een zomer-bbq voor personeel en partners op een externe locatie, een bedrijfsfitnessabonnement, een bonus aan het einde van het jaar die "even via de WKR" wordt uitgekeerd, of cadeaubonnen bij verjaardagen. Al die posten tellen op, en pas bij de aangifte over het laatste tijdvak, in januari 2027, blijkt of je eroverheen bent gegaan. Over alles wat boven de vrije ruimte uitkomt betaal je als werkgever 80 procent eindheffing. Een pakket van 75 euro dat net buiten de ruimte valt, kost dan ineens 135 euro. Nog steeds geen drama, maar het is zonde als je het met een simpele tussenstand in oktober had kunnen zien aankomen.
Er zit nog een tweede grens in de regeling die bij kerstpakketten zelden een rol speelt, maar die je wel moet kennen: de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen tot 2.400 euro per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst zonder discussie als gebruikelijk. Een kerstpakket van 75 euro zit daar zo ver onder dat je er geen seconde over hoeft na te denken. Pas als je een directeur-grootaandeelhouder een "kerstpakket" van 3.000 euro zou geven, gaat de inspecteur vragen stellen.
De btw op het pakket is een verhaal apart. Voor relatiegeschenken en personeelsverstrekkingen geldt het BUA, het Besluit uitsluiting aftrek. Blijft het totaal aan verstrekkingen per werknemer per jaar onder de 227 euro exclusief btw, dan mag je de btw gewoon aftrekken. Een pakket van 75 euro inclusief btw is ongeveer 62 euro exclusief, dus ook daar zit je met alleen een kerstpakket ruim goed. Combineer je het echter met een personeelsfeest van 200 euro per persoon, dan kom je boven die 227 euro en vervalt de btw-aftrek over het hele bedrag, niet alleen over het deel erboven. Dat is een van de weinige echte valkuilen rond het kerstpakket, en precies de reden dat een boekhouder in december soms zuchtend de feestfacturen bij elkaar legt.
Wat je in september dus praktisch doet: vraag je salarisadministrateur om de loonsom tot nu toe en een lijstje van wat er dit jaar al in de vrije ruimte is aangewezen. Reken de vrije ruimte uit met de 2 procent tot 400.000 euro en 1,18 procent daarboven. Trek af wat er al in zit, en kijk of de 75 euro maal het aantal medewerkers er nog bij past. In negen van de tien gevallen is het antwoord ja, met ruimte over. En bestel dan gerust ruim op tijd; de leveranciers rekenen na half november meestal een toeslag, en dat bedrag krijg je van geen enkele regeling terug.
