Er zijn ondernemers die een te late betaling zien als een vervelend feit dat je maar moet accepteren, en er zijn ondernemers die weten wat de wet daarover zegt. Het verschil tussen die twee groepen is bij een factuur van 10.000 euro die 60 dagen over de betaaltermijn heen is, ruim duizend euro. Dat bedrag laat een verrassend groot deel van het mkb gewoon liggen, vaak uit angst om de relatie te beschadigen, soms omdat niemand op kantoor precies weet hoe de rekensom werkt. Die rekensom is eigenlijk niet ingewikkeld.
Voor een factuur tussen twee bedrijven geldt de wettelijke handelsrente, niet de gewone wettelijke rente die voor consumenten wordt gebruikt. De handelsrente is de herfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank plus 8 procentpunt en wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld. In 2026 ligt die rond de 10 procent per jaar. Over 10.000 euro is dat bij 60 dagen vertraging ongeveer 164 euro aan rente. Daarbovenop mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel: 15 procent over de eerste 2.500 euro, 10 procent over de volgende 2.500 euro en 5 procent over de volgende 5.000 euro. Voor een factuur van precies 10.000 euro komt dat uit op 875 euro. In totaal mag je dus ruim 1.039 euro bovenop het factuurbedrag vorderen, zonder dat daar een rechter aan te pas hoeft te komen.
Het mooie van de handelsrente is dat je er geen aanmaning voor hoeft te sturen. Bij zakelijke transacties gaat de rente automatisch lopen op de dag na de betaaltermijn, of na 30 dagen als er helemaal geen termijn is afgesproken. Een debiteur is dus vanaf dag één "in verzuim", zoals juristen dat noemen, en iedere dag dat het geld uitblijft, tikt er ongeveer 2,74 euro rente bij op een factuur van 10.000 euro. Dat lijkt weinig, maar wie tien van zulke facturen tegelijk open heeft staan, ziet het snel oplopen. Voor de incassokosten geldt bij bedrijven onderling hetzelfde principe: die zijn verschuldigd zodra het verzuim is ingetreden, al is het verstandig om ze wel eerst in een brief aan te kondigen. De verplichte "veertiendagenbrief" met een laatste kosteloze betaaltermijn is alleen bij consumenten vereist, niet bij zakelijke klanten. Toch sturen veel bedrijven hem ook naar zakelijke debiteuren, omdat een rechter bij een eventuele procedure graag ziet dat je redelijk bent geweest.
Wat de meeste ondernemers niet weten, is dat je in de algemene voorwaarden een hoger percentage mag afspreken. Een contractuele rente van 1 procent per maand of 1,5 procent per maand komt regelmatig voor in de bouw en de groothandel. Bij 1,5 procent per maand is de rente over 10.000 euro na 60 dagen geen 164 maar ongeveer 300 euro. Ook de incassokosten mogen tussen bedrijven hoger worden afgesproken dan de wettelijke staffel, al zal een rechter bij een geschil bedragen die duidelijk buiten proportie zijn wel matigen. Voorwaarde is altijd dat die algemene voorwaarden op de juiste manier van toepassing zijn verklaard en aan de klant ter hand zijn gesteld voordat de opdracht werd gegund. Een link onderaan een e-mail achteraf is niet genoeg.
Dan de vraag die er echt toe doet: moet je die 1.039 euro ook daadwerkelijk in rekening brengen? Bij een klant die al jaren netjes betaalt en één keer 60 dagen te laat is door een interne fout, is een telefoontje meer waard dan een renteberekening. Bij een klant die structureel op 90 dagen betaalt terwijl er 30 is afgesproken, gebruikt je bedrijf in feite als bank, en dan is het niet meer dan redelijk om daarvoor een vergoeding te vragen. Veel ondernemers kiezen een middenweg: ze vermelden rente en incassokosten wél op de tweede herinnering, zodat de klant weet dat het kan, en laten ze kwijtschelden als het bedrag binnen een week alsnog binnen is. Zo houd je de relatie goed én maak je duidelijk dat te laat betalen niet gratis is.
De rekensom voor wie het zelf wil nalopen: neem het factuurbedrag inclusief btw, vermenigvuldig met het actuele handelsrentepercentage, deel door 365 en vermenigvuldig met het aantal dagen te laat. Tel daar de staffelkosten bij op, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Bij 10.000 euro en 60 dagen is dat 164 plus 875. Bij 5.000 euro en 30 dagen is het 41 plus 625. Bij 25.000 euro en 90 dagen 616 plus 1.625. Wie die bedragen kent, onderhandelt anders met een debiteur die "volgende week" belooft.
