E-mail is voor veel mensen één van de grootste tijdvreters op een werkdag. Je hebt niet alleen te maken met mailtjes die belangrijk zijn, maar er komt ook veel spam binnen. Moet je iets nu wel of niet lezen? Moet je nu echt een half uur bezig zijn met het doornemen van een enkel mailbericht? Vaak is het zo dat een e-mail met wel 20 punten misschien maar 3 punten bevat die voor jou relevant zijn. Lange e-mailthreads, lastige antwoorden en overvolle inboxen kosten in Outlook belachelijk veel tijd. Met Microsoft Copilot kun je slimmer met je e-mail omgaan, waardoor je juist veel tijd bespaart. Ik vertel je graag meer over hoe je slimmer met Outlook omgaat door Microsoft Copilot te gebruiken.
Laat lange e-mails samenvatten
Je ontvangt een lange e-mail of een complete thread met meerdere reacties. Natuurlijk wil je snel weten wat er speelt, maar je hebt eigenlijk geen tijd om alles door te spitten. Je kunt Copilot dan eenvoudig om een samenvatting vragen. Dit is vooral handig als je snel wilt weten wat de afspraken zijn of bijvoorbeeld wanneer je later instapt in een gesprek. Vraag Copilot om een overzicht te maken van actiepunten, de belangrijkste punten of openstaande vragen. Zo heb je sneller de kern van een bericht te pakken.
Schrijf sneller conceptantwoorden
Het kan behoorlijk tijdrovend zijn om een goed antwoord te schrijven op een e-mail. Dit geldt bijvoorbeeld als je de juiste toon even niet kunt vinden of als je antwoord moet geven in een taal die je niet optimaal beheerst. Je kunt Copilot vragen om een reactie voor jou te schrijven. Hierbij geef je wel voldoende richting. Geef aan welke toon je wilt gebruiken, welke informatie erin moet staan en wat er niet mag ontbreken. Microsoft Copilot schrijft een eerste concept. Jij controleert het, werkt het eventueel bij, en verstuurt het.
Pas de toon van je e-mail aan
Soms weet je precies welke boodschap je over wilt brengen, maar voelt de tekst toch niet helemaal lekker. Misschien is je geschreven e-mail toch nog te vaag, gewoonweg te lang of iets te direct om nog vriendelijk aan te voelen. Copilot helpt je om de toon aan te passen. Geef aan dat je het bericht korter en duidelijker wilt hebben, of vraag de AI-tool om de tekst vriendelijker te maken zonder dat het onprofessioneel wordt. Het helpt je om beter te communiceren en bespaart je veel tijd.
Gebruik Copilot nooit zonder controle
Het belangrijkste punt is misschien nog wel dat je Copilot altijd moet blijven zien als assistent. Jij bent en blijft de eindverantwoordelijke. Microsoft Copilot kan je veel uit handen nemen, maar het is wel belangrijk om altijd te controleren of de inhoud daadwerkelijk klopt. Dit geldt extra bij gevoelige onderwerpen. Met een Microsoft Copilot cursus van slechts 1 dag leer je al goed met de basis van Copilot omgaan.
Zo haal je écht het beste uit Copilot in Outlook
Je kunt met Copilot direct in de betaalde apps van Microsoft werken, zoals in Outlook. Dit is de versie Microsoft 365 Copilot. Met deze versie kun je natuurlijker werken binnen Outlook zelf en haal je nog meer voordeel uit de tool. Met een Microsoft 365 Copilot cursus leer je écht tijd te besparen in Outlook, én in alle andere programma’s die bij Microsoft 365 horen, zoals Word, PowerPoint, Excel en Teams.
