Bedrijven hebben steeds meer moeite om voldoende personeel te vinden. Terwijl duizenden mensen de pensioengerechtigde leeftijd bereiken en uitstromen, komen er aan de onderkant veel minder mensen op de arbeidsmarkt doordat er halverwege de vorige eeuw simpelweg veel meer mensen geboren werden dan in latere jaren. Het is dus alle hens aan dek om de personele bezetting goed op peil te houden. Maar met alleen het tellen van de teamleden ben je er nog niet.
Voorspellen hoeveel werk je hebt
Om een goed werkrooster te kunnen maken, zul je in de eerste plaats moeten weten hoeveel werk er in een bepaalde periode moet worden gedaan. In veel bedrijven valt dat goed in te schatten door historische gegevens te analyseren. Je hebt soms te maken met seizoensinvloeden en daarin zijn terugkerende trends te zien. Bovendien speelt natuurlijk de algehele marktsituatie een rol. Zulke dingen zijn heel erg afhankelijk van de branche waarin je actief bent. Pas als je goed kunt inschatten hoeveel werk er zal zijn, weet je ook hoeveel mensen je nodig zult hebben.
Indelen naar kennis en vaardigheid
Je kunt meestal niet klakkeloos gaan plannen op basis van een aantal personen. Vaak zijn er procedures in een bedrijf die door slechts een deel van de medewerkers kunnen worden uitgevoerd. Een simpel voorbeeld: magazijnmedewerkers kunnen hun werk niet goed doen, als er onvoldoende heftruckschauffeurs beschikbaar zijn. Stel dat in een klein magazijn drie heftruckchauffeurs werken en dertig overige teamleden, dan ben je qua chauffeurs veel kwetsbaarder in je planning. Als er eentje op vakantie is en een tweede ziek wordt, heb je al snel een probleem. Bij goed workforce management (WFM) draait het dus om meer dan om getallen. Je moet goed weten welke medewerkers je voor welke taken kunt inschakelen op basis van hun kennis en vaardigheid.
Alle situaties incalculeren
Werkoverleg is belangrijk, maar tijdens zo’n overleg daalt tijdelijk de productiecapaciteit. Dit is een factor van belang als je de totale teambezetting moet bepalen. Ook verlofdagen en het verzuimniveau binnen een bedrijf moeten meegewogen worden. Weliswaar kun je ervoor kiezen om iets meer mensen beschikbaar te houden dan strikt noodzakelijk is, maar bedenk daarbij wel dat dit extra geld kost. Personeelskosten leggen behoorlijk wat gewicht in de schaal en zetten marges onder druk. Als je meer mensen hebt rondlopen dan nodig is, brengt dat je concurrentiepositie in gevaar.
