Een werknemer dient vakantie in voor de herfstvakantie, jij twijfelt vanwege de bezetting en laat het even liggen. Dat kan duur uitpakken. De wet geeft je twee weken: reageer je niet binnen twee weken schriftelijk met een afwijzing, dan is de vakantie automatisch goedgekeurd.
De tweewekentermijn uit het Burgerlijk Wetboek
In het Burgerlijk Wetboek is geregeld dat de werkgever de vakantie vaststelt volgens de wensen van de werknemer. Wil je daarvan afwijken, dan moet je dat binnen twee weken na het schriftelijke verzoek kenbaar maken. Doe je dat niet, dan staat de vakantie vast zoals de werknemer hem heeft aangevraagd. Stilzwijgen geldt dus als goedkeuring, niet als afwijzing.
Belangrijk detail: de termijn begint pas te lopen bij een schriftelijk verzoek. Een opmerking bij de koffieautomaat zet de klok niet in gang. Laat aanvragen daarom altijd via een vast systeem of per mail binnenkomen, dan is voor beide partijen duidelijk wanneer de twee weken zijn ingegaan.
Wanneer mag je weigeren
Afwijzen mag alleen bij gewichtige redenen. Daarvan is sprake als het toekennen van de vakantie tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Denk aan een piekperiode waarin je de bezetting niet rond krijgt, of aan meerdere collega's die dezelfde week hebben aangevraagd in een klein team. Een minder goed uitkomend moment of een drukke agenda is op zichzelf niet genoeg.
Leg de reden vast
Wijs je af, doe dat dan schriftelijk en met een concrete onderbouwing. Bij een geschil moet jij als werkgever aantonen dat er een gewichtige reden was. Bied waar mogelijk meteen een alternatief aan, bijvoorbeeld dezelfde week een maand later. Dat voorkomt discussie en houdt de verhouding goed.
Wat je in de cao of het personeelshandboek kunt regelen
In een cao of schriftelijke overeenkomst kunnen afwijkende afspraken staan, bijvoorbeeld vaste collectieve vrije dagen of een bouwvakperiode. Ook een aanvraagtermijn, zoals vakantie van meer dan een week minimaal zes weken van tevoren indienen, mag je vastleggen. Zorg wel dat werknemers die regels kennen; een regel die alleen in een lade ligt, houdt bij een conflict geen stand.
Tot slot
Houd twee weken aan als harde grens: reageer binnen die termijn schriftelijk, of de aangevraagde vakantie staat vast. Wijs alleen af bij een gewichtige reden, onderbouw die kort en bied een alternatief aan. Zo houd je grip op de planning zonder juridisch risico te lopen.
