Steeds meer bedrijven groeien uit hun oude manier van werken. Ze gebruiken losse systemen of werken nog veel handmatig. Dit gaat vaak voor een langere tijd goed, maar er komt een moment dat het te veel tijd of geld gaat kosten. Dan moet je een oplossing zoeken, deze oplossing kan een ERP systeem zijn zoals odoo. Maar wanneer kan je die stap echt maken en hoe zorg je dat deze overstap vlekkeloos gaat?
Wanneer het tijd is voor een nieuw systeem
Er zijn wat signalen waar je aan kan merken dat het bedrijf toe is aan een verfrissend nieuw systeem of een makkelijkere werkwijze. Een belangrijk teken is dat informatie op meerdere plekken verspreid staat en medewerkers continu aan het zoeken zijn. Neem bijvoorbeeld klantgegevens in een CRM, facturen in een boekhoudpakket en de voorraad in weer een ander systeem.
Ook merk je het als processen steeds trager worden, bijvoorbeeld offertes die lang duren, fouten in bestellingen of onduidelijkheid over wat er nog op voorraad is. Je medewerkers raken steeds meer gefrustreerd en klanten moeten ook langer wachten. Dit kan een teken voor je zijn om eens te kijken naar een werkwijze die past bij de toekomst van het bedrijf.
Op zo’n moment kan een odoo partner je helpen om alles samen te brengen in één systeem. Zo werk je sneller en overzichtelijker.
Veel gemaakte fouten bij een implementatie
De overstap naar een ERP systeem is er niet een waar je zo mee klaar bent. Helaas gaat het vaak mis doordat bedrijven dezelfde fouten maken. Ze willen vaak te snel, alles tegelijk en dat zonder een goed plan. Als ze niet goed begrijpen hoe het systeem werkt, kunnen ze het gaan vermijden of fouten maken. Hiermee haal je dan niet het gewenste resultaat.
Veel bedrijven maken ook een fout door niet te kijken naar hun huidige processen. Vaak zetten ze ook hun oude werkwijze gewoon door in het nieuwe systeem. Dit is zonde, want een ERP systeem biedt juist de kans om slimmer en makkelijker te werken.
Hoe kun je deze fouten dan voorkomen?
Je voorkomt al heel veel als je begint met een goede voorbereiding. Begin met een duidelijk plan en kijk naar een partner die je verder kan helpen in het installatieproces. Neem ook de tijd om dit goed uit te werken voor je gaat beginnen.
Kijk ook eens naar je huidige werkwijze. Vraag jezelf af welke stappen echt nodig zijn en welke makkelijker zijn om om te gooien. Betrek ook je medewerkers vanaf het begin. Zo neem je ze mee en zijn ze van alles op de hoogte. Dit kan er ook voor zorgen dat het systeem beter wordt gebruikt.
De juiste timing en aanpak maken het verschil
Een ERP systeem kan je bedrijf veel opleveren, maar alleen als je op het juiste moment overstapt en het goed aanpakt. Wacht je te lang, dan blijven problemen zich opstapelen en blijf je achterlopen. Door goed te kijken binnen het bedrijf naar de werkwijze en te leren van veelgemaakte fouten, maak je een betere keuze.
