Op een zolder in Amersfoort staan elf verhuisdozen. Ze zijn van Marieke, interieurstylist en sinds 2014 zzp'er, en ze zijn tot de rand gevuld met ordners, kassabonnetjes en uitgeprinte bankafschriften. Elke herfst neemt ze zich voor om op te ruimen, en elk jaar blijft het bij voornemens, omdat ze niet zeker weet wat weg mag. Die twijfel hebben veel ondernemers. Het goede nieuws voor Marieke: de doos met "2019" erop mag in januari 2027 in principe gewoon naar de papierbak. De fiscale bewaarplicht is zeven jaar, en die termijn loopt voor 2019 af op 31 december 2026.
Hoe die zeven jaar precies worden geteld
De bewaartermijn begint niet op de datum van een factuur, maar aan het einde van het boekjaar waar de stukken bij horen. Een bon van maart 2019 en een factuur van december 2019 vallen dus allebei onder het boekjaar 2019. Dat jaar eindigde op 31 december 2019, en vanaf dat moment tel je zeven jaar door. Je komt dan uit op 31 december 2026. Op 1 januari 2027 is de wettelijke plicht voor die stukken voorbij. Dat is ook de reden dat veel boekhouders in januari een rondje "archief schonen" adviseren: het is het enige moment in het jaar waarop er in één keer een heel boekjaar uit de bewaarplicht valt. Wie dit in oktober al weet, kan alvast een doos klaarzetten en hoeft na de feestdagen alleen nog de deksel dicht te plakken.
Er zijn uitzonderingen, en die zijn belangrijk
Niet alles uit 2019 mag zomaar weg. De grootste uitzondering betreft onroerend goed. Heb je in 2019 een bedrijfspand of een deel van een pand gekocht, verbouwd of ingericht en daar btw over afgetrokken, dan geldt voor die stukken een bewaartermijn van tien jaar. Dat heeft te maken met de herzieningsregeling voor de btw: de Belastingdienst kan tot negen jaar na het jaar van ingebruikname nog terugkomen op die aftrek. Voor zo'n pand uit 2019 bewaar je de papieren dus tot en met 2029. Daarnaast zijn er de zogenoemde stamgegevens, zoals je inschrijving bij de KvK, contracten die nog doorlopen en afspraken met de Belastingdienst. Die horen bij je onderneming zolang ze relevant zijn, ook als ze uit 2019 of nog eerder komen. Een huurcontract voor je atelier uit 2018 dat nog steeds loopt, gooi je dus niet weg.
Een tweede punt waar ondernemers zich nogal eens op verkijken, is een lopende procedure. Ben je nog in gesprek met de Belastingdienst over een aanslag uit 2019, loopt er een bezwaar of heb je een boekenonderzoek gehad dat nog niet is afgerond? Dan bewaar je alles wat daarmee te maken heeft totdat de zaak echt gesloten is, ook als de zeven jaar al verstreken zijn. Hetzelfde geldt als je geld of bezittingen in het buitenland hebt. Voor buitenlandse inkomsten kan de Belastingdienst tot twaalf jaar terug navorderen, en dan wil je je eigen bewijs bij de hand hebben.
Wat Marieke in de praktijk doet
Marieke maakt het zichzelf in januari makkelijk. Ze pakt de doos van 2019, haalt eruit wat over haar winkelruimte gaat, want daar heeft ze dat jaar een verbouwing in laten uitvoeren, en stopt die stukken in een aparte map met "bewaren tot 2030" erop. De rest, zoals bonnetjes van de bouwmarkt, facturen aan klanten en bankafschriften, gaat in een afgesloten container van een papierverwerker. Gooi zakelijke papieren met namen, adressen en bankgegevens van klanten namelijk nooit gewoon bij het oud papier. Je hebt ook onder de AVG de plicht om die gegevens netjes te vernietigen. Veel gemeenten en archiefbedrijven bieden een vernietigingsservice met certificaat, en voor een paar dozen kost dat meestal niet meer dan een paar tientjes.
Digitaal gaat het nog sneller. Wie zijn administratie al jaren in een boekhoudprogramma bijhoudt, kan de gegevens over 2019 exporteren naar een externe schijf als extra zekerheid en daarna de oude scans verwijderen. Let wel op: heb je papieren facturen ooit gescand en de originelen weggegooid, dan moet je die scans de volle zeven jaar bewaren, op een manier dat ze leesbaar en controleerbaar blijven.
Volgend jaar is 2020 aan de beurt, het eerste coronajaar. Wie toen een TOZO-uitkering of een NOW-regeling had, doet er goed aan om juist die stukken nog even apart te houden tot alle eindafrekeningen definitief zijn. Maar voor 2019 is de rekensom simpel: zeven jaar na 31 december 2019 is voorbij, en dus mag het grootste deel van die zolderdoos vanaf 1 januari 2027 de deur uit.
