Je kunt nog zo’n sterk programma samenstellen, inspirerende sprekers boeken en zorgen voor een vlekkeloze organisatie – als je locatie slecht bereikbaar is, haakt je doelgroep mogelijk al af voordat het evenement überhaupt begonnen is. De ligging van een evenementenlocatie is een van de meest onderschatte succesfactoren bij de organisatie van zakelijke bijeenkomsten, congressen of teamdagen. In dit blog leggen we uit waarom de locatie letterlijk en figuurlijk het vertrekpunt is van een geslaagd evenement.
1. Bereikbaarheid bepaalt opkomst
Een goede bereikbaarheid is cruciaal. Hoe makkelijker deelnemers kunnen komen, hoe groter de kans dat ze daadwerkelijk op komen dagen. Denk hierbij aan:
Centrale ligging in het land Een locatie in het midden van Nederland is voor de meeste mensen goed bereikbaar, ongeacht of ze uit het noorden, zuiden, westen of oosten komen. Zo kunnen er veel meer mensen makkelijk naar een evenementenlocatie in Utrecht dan naar Groningen. Bekijk hier een van de evenementenlocaties in Utrecht die wij aanraden.
Openbaar vervoer in de buurt Niet iedereen komt met de auto. Een nabijgelegen treinstation of bushalte maakt de locatie aantrekkelijker voor deelnemers uit de stad of van verder weg.
Voldoende parkeergelegenheid Als bezoekers lang moeten zoeken naar een parkeerplek of moeten betalen voor dure stadsparkings, begint je event met irritatie.
2. Ligging beïnvloedt de uitstraling van je event
De omgeving van een evenementenlocatie zegt iets over jouw organisatie. Het draagt bij aan de sfeer, uitstraling en zelfs de beleving van je gasten.
Groene omgeving = rust & inspiratie Een locatie omringd door natuur zorgt voor ontspanning en focus. Ideaal voor heisessies, brainstorms of bijeenkomsten waar creativiteit centraal staat.
Stadse omgeving = energie & dynamiek Een locatie midden in een bruisend zakendistrict of historische binnenstad straalt iets heel anders uit. Denk aan innovatie, ambitie en snelheid.
Unieke ligging = onderscheidend vermogen Een bijzondere ligging – denk aan bosrijke omgeving, waterrand of juist monumentaal pand in hartje stad – maakt je event memorabel en zorgt voor gesprekken achteraf.
3. Minder reistijd = meer energie
Een gunstig gelegen locatie voorkomt lange reistijden. En dat betekent: frisse, energieke bezoekers. Zeker bij dagvullende programma’s of bijeenkomsten die vroeg starten is dit essentieel. Niemand zit te wachten op een file van anderhalf uur aan het begin van de dag.
Daarnaast draagt een centrale ligging ook bij aan duurzaamheid: minder kilometers, minder uitstoot, en dus ook een kleinere ecologische voetafdruk.
4. Ligging speelt mee in de keuze van je doelgroep
Zeker als je evenement meerdere locaties overweegt, kan de ligging doorslaggevend zijn in het keuzeproces van je bezoekers of sprekers:
Sprekers haken eerder af bij onhandige reistijden
Partners of sponsors kijken kritisch naar bereikbaarheid en uitstraling
Bezoekers kiezen sneller voor een locatie die ze kennen of vertrouwen qua route
Met andere woorden: de ligging is niet alleen praktisch, maar ook strategisch van belang.
Tot slot: kies bewust, niet alleen mooi
Bij het boeken van een locatie is het verleidelijk om te kijken naar sfeerfoto’s, zalen en faciliteiten. Maar vergeet niet om ook kritisch te kijken naar waar de locatie ligt. Want hoe goed alles er ook uitziet – als mensen er moeilijk kunnen komen, of zich niet prettig voelen in de omgeving, dan haal je niet het maximale uit je event.
Een goede ligging zorgt voor gemak, comfort en uitstraling. En dat maakt het verschil tussen “gewoon een locatie” en “een event dat blijft hangen”.
Tip: Maak bij je locatiekeuze altijd een afweging tussen bereikbaarheid, uitstraling en beleving. Het is die combinatie die zorgt voor een evenement dat klopt – van aankomst tot vertrek.
